Sachverhalt:

Nachdem die Beratungs- und Servicegesellschaft NSI-Consult die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung vorgestellt hat, wurde eine Projektgruppe „Schnittstellenoptimierung“ gebildet. Nach einer Auftaktveranstaltung wurden in vier Workshops Ergebnisse zu verschiedenen Themenbereichen erarbeitet. Diese Ergebnisse werden von der Beratungs- und Servicegesellschaft NSI-Consult und der Verwaltung in der Sitzung des Samtgemeinderates vorgestellt.

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SGBgm. Freytag leitet in die Thematik ein und erklärt weiter, dass aufgrund einer Anfrage der CDU-Fraktion Vergleichsdaten der Samtgemeinden Zeven, Tarmstedt, Hollenstedt, Tostedt, Sittensen, Harsefeld, Jesteburg, Harpstedt, Bruchhausen-Vilsen und Selsingen aus den Jahren 2019 bzw. 2020 den Ratsmitgliedern als Vorbereitung auf die heutige Sitzung per E-Mail zugegangen sind. Er gibt zu bedenken, dass es Sinn macht, diese Zahlen isoliert zu betrachten. Einzelne Themen wird man mit anderen Kommunen vergleichen können. Zu anderen Themen wird man keinen Vergleich auf Grund unterschiedlicher Strukturen anstellen können. Zudem ist jede Mitgliedsgemeinde individuell zu betrachten. Art und Umfang der Beschlüsse zu den einzelnen Mitgliedsgemeinden und in den Mitgliedsgemeinden werden individuell ausfallen. Die Präsentation ist den Ratsmitgliedern vor der Sitzung per E-Mail zugegangen.

Herr Meier stellt die Beratungsgesellschaft NSI-Consult, seinen beruflichen Werdegang und den Ablauf und die Vorgehensweisen der Workshops, beginnend mit der Auftaktveranstaltung und den sich anschließenden vier ganztägigen Projektgruppensitzungen, vor. Während der vorgeschalteten Organisationsuntersuchung hat er den Ist-Stand dokumentiert. Er hat festgestellt, dass die vorhandenen Strukturen in einigen Bereichen sehr anfällig sind und die Mitgliedsgemeinden auf Hilfe bzw. Unterstützung der Samtgemeindeverwaltung angewiesen sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein Konstrukt zu finden, in dem die Mitgliedsgemeinden auch noch Gestaltungsraum behalten.

VA Bischof geht in der Präsentation auf die rechtlichen Grundlagen ein.

Herr Meier berichtet, dass er dem Wunsch nach einer Projektliste nachgekommen ist, indem er ein Muster hierfür an die Samtgemeindeverwaltung gegeben hat. Er bestätigt die Aussage von SGBgm. Freytag dahingehend, sich nicht zu sehr an den Zahlen anderer Kommunen zu orientieren. Weiter gibt er zu bedenken, die Umsetzung der Ergebnisse aus dem Workshops schnellst möglich anzugehen. Manche Themen allerdings werden erst wachsen und sich entwickeln müssen. Er sieht für die Samtgemeinde Sottrum gute Entwicklungschancen, wofür es aber auch Personal und andere Dinge zur Umsetzung benötigt. In der Vergangenheit wurde immer Fachkompetenz von außen eingekauft, was ein Gespräch auf Augenhöhe nicht möglich macht. Hier gilt es ein vernünftiges Verhältnis von eigenem und externen Fachpersonal  zu finden. Die Situation auf dem Arbeitsmarkt stellt sich im Moment sehr schwierig dar, daher empfiehlt er das vorhandene Personal zu fördern und zu schulen. Da die Mitgliedsgemeinde Sottrum auf Grund ihrer Größe eine Sonderrolle einnimmt, empfiehlt er hier offene Verhandlungsgespräche. Aus seiner Sicht muss Sottrum für die Arbeitsleistung zahlen, was sie ja bereits signalisiert hat zu tun. Abschließend wünscht er allen Beteiligten, dass sie die gute und konstruktive Zusammenarbeit aus den Workshops auch in Zukunft beibehalten.

SGBgm. Freytag hofft für die Zukunft der Samtgemeinde Sottrum und deren Mitgliedsgemeinden auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit und auf eine gemeinsame, konstruktive Umsetzung des Sitzungsergebnisses. Er erwartet, dass der Prozess 2 - 3 Jahre dauern wird. Manche Dinge werden nur schrittweise angepasst werden können. Es bedarf der Mitarbeit der Mitgliedsgemeinden. Ohne zusätzlichem Personal und Raum wird die Samtgemeindeverwaltung die anstehenden Aufgaben nicht lösen können.

SGBgm. Freytag informiert, dass er im kommenden Jahr aus persönlichen Gründen nicht wieder antreten und seine Dienstzeit bei der Samtgemeinde Sottrum nach fast 36 Jahren enden wird.

SGBgm. Freytag teilt mit, dass am kommenden Wochenende eine Stellenanzeige für einen Techniker erscheinen wird. Dieses ist auch vor dem Hintergrund einer Strukturveränderung und – verbesserung zwingend notwendig. Damit ist der erste Dominostein angestoßen und der Prozess kommt in Bewegung. Er bittet abschließend die Ratsmitglieder die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus nicht zu vergessen, für die im Moment und auch in Zukunft nicht ausreichend Platz zur Verfügung steht.

Rm. Krahn bedankt sich bei allen Beteiligten für die geleistete Arbeit und für das aus seiner Sicht gute Ergebnis. Der erste Schritt ist gemacht. Selbstverständlich werden die Mitgliedsgemeinden zuarbeiten. Ihm ist aber auch wichtig, dass den Mitgliedsgemeinden nichts übergestülpt wird.

Rm. Harling hält es für richtig, dass die Samtgemeinde und deren Mitgliedsgemeinden sich nun auf den Weg gemacht haben. Der Prozess hat Schwächen in der Fachlichkeit sowie in der Personalstärke aufgezeigt. Deutlich geworden ist, dass die Bürgermeister der Mitgliedsgemeinde eine Entlastung benötigen.

SGBgm. Freytag informiert, dass auf Grund der gegebenen Umstände zur Corona Epidemie auf die Beteiligung der Räte der Mitgliedsgemeinden an der heutigen Samtgemeinderatssitzung verzichtet wurde. Auf Einladung wird die Samtgemeindeverwaltung selbstverständlich an Ratssitzungen in den Mitgliedsgemeinden teilnehmen.

Nach weiterer kurzer Aussprache wird einstimmig (26 Ja-Stimmen, 1 Stimmenthaltung) beschlossen:

Der Samtgemeinderat beschließt die Ergebnisse der einzelnen Handlungsfelder der Schnittstellenoptimierung als Arbeitsgrundlage und als festen Rahmen zur Orientierung. Die Verwaltung wird beauftragt, die Sitzungsvorlagen zu den einzelnen Handlungsfeldern zu erarbeiten.