Sachverhalt:

Die Modernisierung der Verwaltung schreitet derzeit mit großen Schritten voran. Das Online-Zugangs-Gesetz fordert die Schaffung von Onlineangeboten über Homepages und Bürgerkonten und das Niedersächsische Digitalisierungsgesetz fordert die medienbruchfreie Vorgangsverarbeitung in den Verwaltungen sowie die Einführung der E-Rechnung. Die Verwaltungsdienstleistungen sind hierdurch Schritt für Schritt zu digitalisieren.

Für die Bürgerinnen und Bürger, als auch für die Verwaltung werden sich hierdurch viele Vorteile und Vereinfachungen ergeben. Die medienbruchfreie Verarbeitung von Verwaltungsdienstleitungen ist jedoch sowohl organisatorisch als auch technisch eine große Herausforderung für die Verwaltungen. Neben der Anpassung von internen Abläufen und Strukturen, sowie der Mitnahme der Verwaltungsmitarbeiter ist eine zukunftssicher ausgerichtete und ständig verfügbare IT-Infrastruktur, IT-Betreuung und Software vorzuhalten.

Der Zweckverband KDO betreibt ein Rechenzentrum für viele Landkreise, Städte und Gemeinden. Die Samtgemeinde Sottrum nutzt bereits jetzt Dienstleistungen der KDO, wie z.B. die Softwarelösungen für die Lohnabrechnungen, die Durchführung von Wahlen und für das Standes- und Meldeamt. Weiterhin stellt die KDO seit einiger Zeit auch den Datenschutzbeauftragten für die Samtgemeinde.

Die KDO baut ihr Angebot stetig aus und bietet viele weitere Möglichkeiten der digitalen Verwaltungsarbeit. Aufgrund der guten Erfahrungen mit der KDO und der bereits geschilderten steigenden Anforderungen wird vorgeschlagen, die Zusammenarbeit mit der KDO zu festigen und eine stärkere Zusammenarbeit durch einen Beitritt zum Zweckverband der KDO anzustreben.

Durch einen Beitritt zum Zweckverband werden mehrere Vorteile erreicht:

• Erleichterungen im Vergabeverfahren: Inhouse-Geschäft - ausschreibungsfreie Vergabe von Aufträgen an den Zweckverband der KDO. Das ist insbesondere für die geplante Einführung von Cloud-Arbeitsplätzen und die Beschaffung weiterer durch die Digitalisierung notwendiger Software interessant (Dokumenten-Management-System, u.s.w.)

• Derzeit umsatzsteuerbefreite Leistung (hier ist eine evtl. neue Umsatzsteuerpflicht durch § 2 b UstG noch nicht geklärt)

• Stimmrecht im Zweckverband der KDO durch den Samtgemeindebürgermeister. Die Beteiligung an Entscheidungsprozessen und Arbeitskreisen ist dadurch ebenso wie die Partizipation an Budgets für Innovationsprojekte gegeben.

Die Verwaltung wurde mit Beschluss des Samtgemeindeausschusses vom 18.06.2020 beauftragt, die Verlagerung der EDV Infrastruktur zu einer Cloud Lösung der kommunalen Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) voranzutreiben.

Aus den vorgenannten Gründen wird verwaltungsseitig vorgeschlagen als ersten Schritt, dem Zweckverband der KDO zum nächstmöglichen Zeitpunkt beizutreten. Einzelheiten zur Mitgliedschaft selbst sowie zu den Aufgaben des Verbandes und seiner Organe können der anliegenden Zweckverbandssatzung entnommen werden. Nach dem Ratsbeschluss der Samtgemeinde Sottrum muss die KDO dem Beitritt zustimmen. Die Mitgliedschaft der Samtgemeinde Sottrum im Zweckverband wäre mit einem Sitz für den Samtgemeinde-bürgermeister in der Verbandsversammlung verbunden.

Neben dem jährlichen Mindestumsatz nach § 14 Abs. 7 der Zweckverbandssatzung in Höhe von 10.000 Euro, der schon jetzt und erst recht mit der Einführung der Cloud-Lösung erfüllt wäre, muss die Samtgemeinde Sottrum im Falle eines Beitritts zum Zweckverband einen einmaligen Betrag in Höhe von 7.500 € zahlen. Dieses Geld ist im Haushalt 2020 aufgrund der eingeplanten EDV Umstellung vorgesehen.
 

Beschlussvorschlag:

Die Samtgemeinde Sottrum tritt zum nächstmöglichen Zeitpunkt dem Zweckverband „Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg“ (KDO) bei. Die hiermit verbundene und zu leistende Einmalzahlung in Höhe von 7.500 € steht im Haushalt 2020 bereit. Entsprechend der Satzung des Zweckverbandes wird als Vertreter der Samtgemeinde Sottrum der Samtgemeindebürgermeister in die Verbandsversammlung KDO berufen. Er kann durch eine/n Bedienstete/n der Samtgemeinde Sottrum vertreten werden.