Sachverhalt:

Die Einrichtung des Ratsinformationssystems Allris ist bis auf die Ausgabe von drei Tablets abgeschlossen. Der nächste Schritt kann somit vorgenommen werden. Der versandt der Einladungen in Papierform kann eingestellt werden. Die Einladungen nebst Vorlagen können im Ratsinformationssystem aufgerufen werden. Es ist vorgesehen, dass nach der Fertigstellung einer Einladung an alle Ratsmitglieder ein Hinweis per Email versandt wird, dass die Unterlagen im Ratsinformationssystem eingestellt sind.

Die Verwaltung regt daher eine Änderung der Geschäftsordnung der Samtgemeinde Sottrum für  den Samtgemeinderat, den Samtgemeindeausschuss, die Ratsausschüsse und die Ausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften an.

§ 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung lautet:

Die Ladung erfolgt schriftlich durch Brief. Die Ratsfrauen und Ratsherren sind verpflichtet,

Änderungen ihrer Postanschrift, Telefaxverbindung oder E-Mail-Adresse umgehend dem

Samtgemeindebürgermeister mitzuteilen. Der Ladung sind die Tagesordnung sowie in der

Regel Vorlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten beizufügen. Bei der Aufstellung der

Tagesordnung ist § 4 zu beachten. Jeder Beratungsgegenstand muss konkret bezeichnet werden.

Die Verwaltung schlägt folgende neue Formulierung vor:

Die Ratsfrauen und Ratsherren werden per Email über die Einstellung der Einladungen im Ratsinformationssystem benachrichtigt. Die Ratsfrauen und Ratsherren sind verpflichtet, Änderungen ihrer Postanschrift, Telefaxverbindung oder E-Mail-Adresse umgehend dem Samtgemeindebürgermeister mitzuteilen. Bei der Aufstellung der Tages-ordnung ist § 4 zu beachten. Jeder Beratungsgegenstand muss konkret bezeichnet werden.

Beschlussvorschlag:

§ 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung der Samtgemeinde Sottrum für  den Samtgemeinderat, den Samtgemeindeausschuss, die Ratsausschüsse und die Ausschüsse nach besonderen Rechts-vorschriften wird wie folgt neu gefasst:

Die Ratsfrauen und Ratsherren werden per Email über die Einstellung der Einladungen im Ratsinformationssystem benachrichtigt. Die Ratsfrauen und Ratsherren sind verpflichtet, Änderungen ihrer Postanschrift, Telefaxverbindung oder E-Mail-Adresse umgehend dem Samtgemeindebürgermeister mitzuteilen. Bei der Aufstellung der Tages-ordnung ist § 4 zu beachten. Jeder Beratungsgegenstand muss konkret bezeichnet werden.